Implementasi 8D Agar Kinerja Tim Meningkat

Implementasi 8D Agar Kinerja Tim Meningkat - 8D sebenarnya terdiri dari 9 poin, mulai dari poin D-0 (Disiplin Nol) yang berawal dari Perencanaan hingga poin D-8 (Disiplin Delapan) yang diakhiri dengan Penghargaan terhadap Anggota Team yang berpartisipasi didalamnya.

Disiplin Nol (D-0) :

Plan (Perencanaan)

Sebelum membentuk Team untuk pemecahan permasalahan, hal yang paling pertama adalah merencanakan topik permasalahan, siapa yang diperlukan untuk berpartisipasi dalam Team, Waktu yang diperlukan untuk memecahkan masalah yang bersangkutan serta merencanakan penggunaan sumber daya lainnya.

Disiplin Satu (D-1) :

Build a Team (Pembentukan Team)

Membentuk Team untuk memecahkan masalah yang terjadi. Anggota Team yang terpilih harus memiliki keahlian dan pengetahuan yang dapat mendukung penyelesaian masalah, memiliki komitmen atas waktu dan energinya dalam mengikuti proses penyelesaian masalah yang dihadapi.

Disiplin Dua (D-2) :

Define and Describe the Problem (Mendefinisikan dan Menjelaskan Permasalahan).

Setelah Team dibentuk, jelaskan permasalahan yang dihadapi tersebut dengan jelas. Pada umumnya menggunakan metode 5W2H yaitu :

1. Who (Siapa)
2. What (Apa)
3. Where (Dimana)
4. When (Kapan)
5. Why (Mengapa)
6. How (Bagaimana)
7. How Many (Berapa)

Disiplin Tiga (D-3) :

Implement Interim Containment Action (Menerapkan Tindakan Kontainmen Sementara)

Setelah permasalahannya diketahui dan didefinisikan, maka tindakan selanjutnya adalah menemukan cara atau tindakan sementara yang tepat sehingga permasalahan tersebut tidak mempengaruhi kualitas produk dan memperlambat proses produksi ataupun menghindari dampak yang akan terjadi pada pelanggan. Umumnya, tindakan pada disiplin ini adalah melakukan penyortiran (sorting) antara barang yang sesuai dengan spesifikasi dengan barang yang cacat. Barang atau produk cacat harus diambil tindakan selanjutnya apakah dikerjakan ulang ataupun di disposal (dibuang).

Disiplin Empat (D-4) :

Root Cause Analysis (Analisis Akar Penyebab Permasalahan)

Identifikasikan penyebab-penyebab terjadinya permasalahan serta mengidentifikasikan mengapa permasalahan tersebut tidak terdeteksi pada saat terjadi. Kita dapat menggunakan alat seperti Five Whys (Lima Mengapa) dan Diagram Ishikawa (Diagram Sebab Akibat) dalam mengidentifikasikan akar penyebab permasalahan.

Baca juga :

-Menemukan akar permasalahan dengan Analisis 5 Why (5 Mengapa).

-Pengertian Cause and Effect Diagram (Ishikawa Diagram).

Pada dasarnya, cara yang terbaik untuk mencegah terulangnya permasalahan yang telah terjadi adalah menemukan akar permasalahannya dan  mengeliminasinya.

Disiplin Lima (D-5) :

Corrective Action (Tindakan Perbaikan)

Tujuan utama Corrective Action atau Tindakan Perbaikan adalah menghilangkan akar penyebab permasalahan dan mencegah permasalahan yang sama tidak terulang kembali. Tindakan Perbaikan ini harus didokumentasikan dengan baik, beberapa informasi penting seperti individu atau kelompok penanggung jawab serta rencana waktu penerapan harus dituliskan dengan jelas. Setelah diterapkan, waktu aktual penerapan tindakan perbaikan dan hasilnya harus dicatat dengan baik.

Pada umumnya, suatu akar penyebab permasalahan membutuhkan beberapa Tindakan Perbaikan (Corrective Action).

Disiplin Enam (D-6) :

Implement and Validate Corrective Action (Menerapkan dan Menvalidasi Tindakan Perbaikan)

Disiplin Enam ini adalah menerapkan tindakan perbaikan terbaik yang dipilih dan menvalidasi atau melakukan verifikasi apakah Tindakan Perbaikan yang telah diterapkan tersebut telah berjalan dengan efektif untuk menghilangkan akar penyebab permasalahan. Jika Tindakan Perbaikan yang diterapkan tersebut tidak dapat menghilangkan akar penyebab sepenuhnya ataupun permasalah yang sama masih terjadi, maka harus kembali ke Disiplin Empat (D4) untuk mengulangi langkah Analisis terhadap Permasalahan yang terjadi dan menemukan Akar Penyebab Permasalahan yang sebenarnya.

Dispilin Tujuh (D-7) :

Preventive Actions (Tindakan Pencegahan)

Tindakan Pencegahan atau Preventive Action diperlukan untuk mencegah permasalahan yang sama agar tidak terulang lagi melalui analisis terhadap potensial-potensial permasalahan. Potensial Permasalahan dapat dianalisis berdasarkan hasil dari alat yang dinamakan dengan FMEA (Failure Mode and  Effects Analysis).

Tindakan-tindakan yang dapat diambil dapat berupa perubahan terhadap sistem operasi, sistem manajemen serta perubahan metode dan prosedur sehingga permasalahan yang sama (atau hampir sama) tidak terulang kembali.

Disiplin Delapan (D-8) :

Congratulate your Team (Pengakuan dan Penghargaan Team)

Setelah kegiatan ini berhasil menghilangkan akar penyebab permasalah dan permasalahan yang sama tidak terulang lagi, maka manajemen harus memberikan pengakuan ataupun penghargaan terhadap anggota team yang telah berusaha memberikan konstribusi terhadap penyelesaian masalah yang bersangkutan.

Semoga bermanfaat

SALAM SUKSES